Vastaamme tässä artikkelissa seuraaviin kysymyksiin:
- Miksi Mediatili tekee asiakkaiden kanssa kirjalliset toimeksiantosopimukset?
- Mitä toimeksiantosopimuksessa sovitaan?
- Mitä toimeksiantosopimus sisältää?
Mediatili – auktorisoitu tilitoimisto
Mediatili on Taloushallintoliitton auktorisoima tilitoimisto. Auktorisointi on merkki asiakkaillemme siitä, että olemme täyttäneet sekä Taloushallintoliiton sääntöihin perustuvat edellytykset auktorisoidulle jäsenelle että tähän liittyvät laatu- ja ammattitaitovaatimukset.
Mediatili on auktorisoituna tilitoimistona sitoutunut noudattamaan taloushallintopalvelualan hyvää tapaa, joka edellyttää Mediatiliä tekemään kaikkien asiakkaiden kanssa kirjalliset toimeksiantosopimukset ja kirjalliset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.
Toimeksiantosopimus
Toimeksiantosopimuksella tarkoitetaan oikeudellisesti sitovaa sopimusta, jossa sovitaan tilitoimiston (eli Mediatilin) ja toimeksiantajan (eli asiakkaan) välisen sopimussuhteen ehdoista sekä sopimuksella hankittavista talous- ja palkkahallinnon palveluista. Toimeksiantosopimus toimiikin eräänlaisena sääntökirjana, joka määrittää Mediatilin ja asiakkaan välisessä sopimussuhteessa noudatettavat pelisäännöt.
Kirjallinen toimeksiantosopimus kannattaa aina
Yritykselle sopivan tilitoimiston valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joka yrityksen tulee matkan varrella tehdä. Luottamus onkin liikesuhteissa ensisijaisen tärkeää, ja kirjallisen toimeksiantosopimuksen laatiminen korostaa Mediatilin ja sen asiakkaiden keskinäistä luottamusta!
Mediatilin kanssa laadittavalla kirjallisella toimeksiantosopimuksella:
- Määritellään osapuolten vastuut ja velvoitteet sekä Mediatilin tehtävät yksityiskohtaisesti.
- Varaudutaan osapuolten toimintaan liittyviin muutos-, häiriö- ja virhetilanteisiin.
- Suojataan luonnollisten henkilöiden henkilötietoja ja yksityisyyttä varmistamalla, että pakottavan lainsäädännön vaatimukset täyttyvät käsiteltäessä henkilötietoja osana talous- ja palkkahallinnon palveluja.
- Ehkäistään tulkinnanvaraisuutta ja erityisesti suullisille sopimuksille tyypillisiä ”sana sanaa vastaan” -tilanteita, sekä näistä osapuolten välille mahdollisesti aiheutuvia väärinkäsityksiä.
- Lisätään selkeyttä listaamalla toimeksiantosopimukseen yksityiskohtaisesti sekä toimitettavat talous- ja palkkahallinnon palvelut että osapuolten tehtävät, jolloin osapuolten työnjako on selvä alusta lähtien.
- Varmistetaan, että osapuolilla on yhteinen näkemys siitä, mitä osapuolten välillä on sovittu.
- Vähennetään muistinvaraisuutta, sillä toimeksiantosopimukseen voi aina palata uudelleen ja varmistaa, mitä osapuolten välillä on sovittu.
Kirjallinen toimeksiantosopimus talous- ja palkkahallinnon palveluista on osa Mediatilin ja sen asiakkaiden hyvää sopimushallintaa, jolla on vaikutusta niin Mediatilin kuin sen asiakasyritysten riskienhallintaan, arvoon ja brändiin.
Kirjallisen toimeksiantosopimuksen sisältö
Mediatilin ja asiakkaan välillä tehtävä kirjallinen toimeksiantosopimus sisältää seuraavat kokonaisuudet:
| Sopimuksen osa | Selitys |
| Sopimus henkilötietojen käsittelystä Liite 1-A, Seloste käsittelytoimista Liite 1-B, Henkilötietojen tietoturva tilitoimistossa Liite 1-C, Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelystä | Toimeksiantosopimuksella hankittavien palveluiden yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot, ja henkilötietojen käsittelystä sopiminen. Liite 1-C: Tilitoimiston asiakkaan on Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan ohjeistettava Mediatiliä henkilötietojen käsittelystä, sillä tilitoimistot saavat käsitellä henkilötietoja ainoastaan asiakkaan ohjeiden mukaisesti. |
| Palveluerittely | Toimeksiantosopimuksella hankittavien palveluiden asiakaskohtainen erittely. Mahdollistaa yksityiskohtaisen sopimisen talous- ja palkkahallinnon tehtävistä. |
| Hintaliite | |
| Yleiset sopimusehdot, TAL | Taloushallintoliiton laatimat, kulloinkin voimassa olevat, taloushallintoalan yleiset sopimusehdot. |
Sopimus henkilötietojen käsittelystä
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (Yleinen tietosuoja-asetus, GDPR) on tullut voimaan 25. toukokuuta 2018. Yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on suojata luonnollisten henkilöiden henkilötietoja ja yksityisyyttä tilanteissa, joissa heidän tietojaan käsitellään. Yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan kaikkiin yrityksiin, joilla on luonnollisista henkilöistä, kuten yrityksen asiakkaista tai omasta henkilöstöstä, kerättyä henkilödataa.
Talous- ja palkkahallinnossa käsitellään lähes aina henkilötietoja. Kun asiakas tilaa Mediatililtä talous- ja palkkahallinnon palveluita, johon sisältyy asiakasyrityksen hallussa olevien henkilötietojen käsittelyä, tulee henkilötietojen käsittelystä tehdä Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan kirjallinen sopimus (Sopimus henkilötietojen käsittelystä). Henkilötietoja ovat esimerkiksi Mediatilin asiakkaiden palkanlaskennassa tarvittavat tiedot luonnollisista henkilöistä.
Sopimus henkilötietojen käsittelystä otetaan osaksi kirjallista toimeksiantosopimusta, ja se sisältää seuraavat liitteet:
- Liite 1-A, Seloste käsittelytoimista
- Liite 1-B, Henkilötietojen tietoturva tilitoimistossa
- Liite 1-C, Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelystä
Tiivistelmä
- Kirjallinen sopiminen kannattaa aina!
- Mediatilin tulee auktorisoituna tilitoimistona tehdä kirjallinen toimeksiantosopimus ja kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä kaikkien asiakkaiden kanssa.
- Toimeksiantosopimuksessa otetaan huomioon molempien osapuolten vastuut ja velvoitteet.
- Toimeksiantosopimukseen kirjataan yksityiskohtaisesti sekä hankittavat talous- ja palkkahallinnon palvelut että Mediatilin tehtävät tilitoimistona.